1人バイト総務部立ち上げサービス

1人バイト総務部立ち上げサービス

1人バイト総務部立ち上げサービス

社長、これらの雑務をまだ自分でやりますか?

資料の発送/名刺の管理/電話対応/買い物/領収書の整理/支払い業務/請求書の発行/
書類・データの整備/顧客管理/お礼状/お中元、お歳暮/出張手配や旅費の計算/
ホームページ、ブログ、メルマガの配信/勤怠管理/スケジュール管理/名刺の発注
公的書類の手配/収入印紙、切手類の管理/給与計算/立替経費の精算/
入金催促・顧客フォロー/見込み客への相談対応/入金のお礼 
その他の社長でなくてもできる仕事

社長を雑務から解放します。

[check]そもそもアルバイトがいない→採用を代行するので大丈夫!

[check]アルバイトを教育する時間もマニュアルもない→マニュアル作りとバイト育成を代行するので大丈夫!

[check]どんな業務がアルバイトに引き継げるのかわからない→プロがヒアリングして設計するので大丈夫!

[check]社長がずっとオフィスにいないけどアルバイトって雇えるの?→在宅でもできる仕事も多いので大丈夫!


1人バイト総務部とは?

1人バイト総務部とは社長がやっている雑務をバイトに引継ぐことで、社長が本来やるべき仕事により専念できる状況を作り出す仕組みのことです。

言葉の定義

総務部=誰がやるのかがハッキリと決まっていない仕事をやる部署

中小企業の場合、責任の所在がハッキリしていない仕事はやらずに放置されていたり、社長に大きなしわ寄せがきていることが少なくありません。

雑務=やりたくないけれど、やらなければならない仕事

やらなくてよい仕事は止めるのが基本。雑務といっても雑で良い仕事ではなく、会社としてはやるべき価値のある仕事です。

バイト=正社員以外の人

いわゆるアルバイトの他、業務委託先やアウトソーシング先を含みます。

こんな悩みを解決します!

[check]雑用に取られる時間が多く、「こんな雑務、自分じゃなくてもできるのに」とストレスを感じる

[check]いつも忙しい割に儲からない

[check]雑用を任せられる相手がいない

[check]いつかはアルバイトに任せたいと思っているが、後回しになっている

[check]アルバイトを雇いたいが、採用にかかる手間が惜しい

[check]いざアルバイトに仕事を任せようと思っても、自分でやる方が早く任せられない

日々雑務に追われていませんか?

会社経営には、実に沢山の雑務が発生します。中小企業の社長様の中には、経営者としての仕事に加え、これらの雑務に追われている方が少なくありません。

誰でもできる雑務であっても、人に頼むとかえって手間がかかるため、「自分でやった方が早い」と考えてしまいがちです。その結果、いつもゆとりがなく、忙しい割に儲からない、という状態に陥ってしまいます。

「1人バイト総務部」を作る3つのメリット

メリット1:時間が増えて“社長にしかできない仕事”に専念できる

現在、社長がご自分でやっている雑務をアルバイトに任せられるようになると、社長にはそのぶん時間的なゆとりが生まれます。そして本来の社長にしかできない仕事に専念できるようになります。長期的な視点で経営戦略を考えたり、新規事業のアイディアを練ったりするなど、会社の発展のために社長の時間を使えるようになるのです。      

メリット2:人件費・外注費が削減できる

現在、社長ご自身や社員、外注業者で処理していた業務を時給1,000円のアルバイトに任せられるようになると、人件費・外注費を削減できます。削減できた経費を新たな事業に投資したり、社員の給与をアップしてモチベーションを上げることで、さらに会社を成長させることができます。


     

メリット3:顧客満足度が上がり売上がアップする

1人バイト総務部」には、入金催促や顧客フォローも一括して任せることができ、これまで手が回って来なかった細やかな顧客対応ができるようになります。その結果、売掛金の回収がスムーズになったり、顧客満足度も上がりリピート購入が増えるなどの効果が期待でき、売上アップにつながります

面倒な仕事をすべて代行します

このように、社内に「1人バイト総務部」を作ることは、会社にとって数々のメリットをもたらします。しかし、いざ「1人バイト総務部」を立ち上げるとなると、「採用に手間がかかる」「アルバイトを教育する余裕がない」「引き継ぎが面倒」などの様々な不安が出てくるかもしれません。


ご安心ください。「1人バイト総務部立ち上げサービス」をご利用いただくと、アルバイトを現在雇用していない会社様でも、業務フローの整備から、アルバイトの採用、教育、業務の引き継ぎに至るまで、1人バイト総務部」が機能するようになるまでの全てを弊社が一括して代行いたします。社長様の時間的・心理的な負担を増やすことなく、アルバイト1人に雑務を任せられる「1人バイト総務部」をあなたの会社にも取り入れることができるのです。

面倒な仕事は弊社が代行します。

クライアント様の実績

新しく始めた事業の売上が前期比5倍に

資料請求先への資料発送業務をアルバイトに任せたことで、本来の社長の業務である営業活動や個別相談により集中することができるようになり、前期比5倍の売上を達成しました。

創業以来、過去最高の月間売上高を更新

毎日の売上動向の分析や仕入先の変動要因がタイムリーに把握できるようになり、社長が現場に対して早め早めに指示をできるようになったことで、創業以来最高の月間売上高を更新しました。

正社員からアルバイトに切り替えて人件費が半分に

正社員が退職する際に仕事のやり方を見直し、誰でもできる業務フローを確立。結果的にはアルバイトでもできる体制になり、コストが半分になりました。

銀行から新たに300万円の資金を調達

毎月の経理入力作業をアルバイトに任せたことで、決算の数字がいつもよりも早く締まり、決算後早い時期に資金調達ができました。

幹部社員の急死で止まった業務をシステム化し、業務をスムーズに

創業以来、管理部門を任せていた幹部社員が急死。キャッシュカードの暗証番号や届け出印鑑も分からないため、一時は預金にお金があるのにお金が動かせない事態になっていましたが、社長とアルバイトで情報共有できるシステムを構築して、業務が滞りなく進む環境を整備しました。

「1人バイト総務部」立ち上げまでの3ステップ

1人バイト総務部」を立ち上げ、機能するようになるまでには「手放す業務の見極め」「業務フローの整備」「アルバイトへの引き継ぎ」を踏んでいく必要があります。

1人バイト総務部立ち上げサービス」では、この3ステップのそれぞれにおいて、これまで数千社に経営コンサルタントとして指導し、みずほ銀行の海外駐在員事務所立ち上げ、楽天銀行設立時に総務部長として携わってきた岩井徹朗の知識と経験に基づき、3ヵ月で「アルバイト1人でまわる総務部」を作ります。

1人バイト総務部導入コンサルタントの岩井徹朗です。

岩井徹朗のプロフィールは「こちら」をご覧下さい。

①社長が手放すべき仕事を見極める

まず第1ステップでは、社長の仕事をすべて洗い出し、手放すべき仕事を見極めるところから始めます。

多くの中小企業の社長は「企画部長」、「営業部長」、「広報部長」、「製造部長」、「経理部長」、「人事部長」・・・等々、多種多様な仕事を1人で抱えています。しかしそれらの仕事の全てが、本当に「社長がやるべき仕事」なのでしょうか?

仕事の中味を詳細に分析してみると、次の3種類に分けることができます。
A:本来なら誰でもできる仕事
B:専門知識や経験が必要な仕事
C:判断が求められる仕事


この3種類の仕事が明確に区別されず、全て社長が引き受けてしまっていることが、「雑用をアルバイトに任せたいのに後回しにしてしまう」「忙しいのに儲からない」という状態をもたらしているのです。

この場合、まず、3種類の仕事をそれぞれ次のように整理していきます。
A:本来なら誰でもできる仕事→頭の中にある仕事の流れを言葉にする
B:専門知識や経験が必要な仕事→専門家や経験者との役割分担を明確にする
C:判断が求められる仕事→集めるべき判断材料を一覧表にする

このように整理することで、仕事がぐんと分かりやすくなり、引き継ぎもスムーズにできるようになります。

②業務フローを整える

第1ステップで整理した3つの仕事について、第2ステップでは業務フローを洗い出し、高校生のアルバイトがすぐに理解できるレベルにまで言葉と数字に落とし込みます。

その際、無駄は徹底的に排除するとともに、業務が無理なくスムーズに回るために仕組み化を行います。「この通りやるだけで誰でも同じ仕事ができる」環境をきちんと整えるのです。

③アルバイトに仕事を引継ぐ

第2ステップで、仕事を引き継ぎやすい環境を整えた後、既にアルバイトがいる場合には実際に仕事の引き継ぎを行います。もしこの時点でアルバイトがいない場合は、採用業務のサポートも行います。

このステップでの注意点は、社長とアルバイトではあまりにも意識の違いがあるため、社長の感覚で指導しても思うようにアルバイトは動いてくれないということです。意識が違う相手に仕事を上手に引き継ぐにはポイントがあるのです。

海外での駐在事務所の開設や、楽天銀行の立上げなど、多種多様な相手を巻きこみビジネスを成長させた経験から培ったノウハウをお伝えします。

サービスの価格

1人バイト総務部立ち上げサービス」は1社につき、3業務までは388,800円(税込)で対応させていただいております。

なお、3業務を超える場合は、業務の内容に応じて個別にお見積りさせていただきます。

サービス導入までの流れ

説明会→導入検討会→お申込み→サービス開始

説明会

説明会では「1人バイト総務部立ち上げサービス」の概要を2時間で解説します。

過去の説明会の概要は「こちら」をご覧下さい。
(なお、現在は定期的な説明会を開催していないため、ご希望があった際に日程調整の上、個別にご説明させていただいております。)

1人バイト総務部立ち上げサービス説明会


導入検討会

導入検討会では、あなたの会社で「1人バイト総務部立ち上げサービス」か導入するかどうかをご検討いただくにあたって、今現在どんな業務を社長がやっておられるのかをお聞きし、スピードをあげる(S:speed)、価値を産み出す(Y:yield)、行動する(A:action)、お金を活用する(C:cash)、人を活用する(H:human)、組織を活用する(O:organization)という6つの観点から、どんな業務を誰に引継いだ方が良いのかを具体的に診断します(SYACHO診断)。

お問い合わせ

現在1人バイト総務部にご興味のある経営者様には個別に説明会を実施しております。

まずは「こちら」からお問い合わせ下さい。


追伸

ヒーズ株式会社の岩井徹朗です。

時給1,000円のアルバイト1人に社内の雑務をすべて任せられるようになると、社長は、本来の社長にしかできない仕事に専念できるようになります。

「引き継ぐのが面倒だから」「自分でやった方が早いから」といって目先の雑務に社長が振り回されてしまうのは、短期的な意思決定をしていると言わざるをえません。それは長期的に見ると、会社の成長に逆行する意思決定となってしまうのです。このままでは、いつまでたっても「忙しいのに儲からない」という状態から抜け出すことができません。

会社の長期的な発展を見据えるのであれば、社長の貴重な時間とエネルギーは、社長にしかできない仕事に使って頂きたいと思います。そのために、「アルバイト1人に会社の雑務を全て任せられる」ことを知っていただき、1人バイト総務部をご活用頂きたいと願っています。

                     ヒーズ株式会社
                     代表取締役 岩井徹朗



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